Prowadząc działalność gospodarczą kluczowe jest aby zbudować dobre stosunki z klientem jak również utrzymać w dobrej kondycji zawiązaną relację. Obecnie do standardów należą rozmowy z kontrahentami poza siedzibą firmy, np. w restauracji. Biznesmen nie zawsze ma możliwość przyjęcia klienta w biurze lub po prostu jest mu wygodniej spotkać się w ustronnym od pracowników czy tez innych klientów miejscu. Nie ma w tym nic dziwnego. Czy spotkanie z klientem w restauracji, lunch lub poczęstunek mogą być kosztem uzyskania przychodu?
Co jest kosztem uzyskania przychodu?
Każdy przedsiębiorca jak przysłowiowy pacierz powinien znać definicję kosztu uzyskania przychodu. Jest ona uregulowana w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Poniesione wydatki aby zaliczyć je do kosztów muszą mieć związek z osiągniętymi przychodami. Koszty podatkowe są zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednio związane z przychodami. Jak w świetle tej definicji można określić wydatek poniesiony na spotkanie z klientem w restauracji, lunch lub inny poczęstunek? Sprawa nie jest jednoznaczna.
Wydatki na reprezentację a koszty uzyskania przychodu
W katalogu wydatków, które definitywnie nie mogą być kosztami podatkowymi i obniżać podstawy do opodatkowania są m.in. wydatki na reprezentację. Niestety w literaturze ustawodawcy zabrakło jednoznacznej definicji co to jest reprezentacja. Aby stwierdzić, czy dany wydatek to reprezentacja, należy określić cel jego poniesienia.
Reprezentacja (z łacińskiego repraesentatio – wytworność, okazałość) oznacza wszelkie działania, które na celu mają wywołanie jak najlepszego wrażenia przez „wytworność, okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. W świetle prawa podatkowego reprezentacją jest występowanie w imieniu podmiotu, który prowadzi działalność, mające na celu wywołanie jak najlepszego wizerunku firmy [Działocha-Świetlikowska A. i in. 2002, s. 1-125].
Mimo przytoczenia słownikowej definicji reprezentacji ciężko jednoznacznie określić czy dane spotkanie z klientem w restauracji będzie kosztem zaliczonym do katalogu „zakazanych” kosztów czy też nie.
Spotkanie z klientem w restauracji, lunch, poczęstunek w kosztach podatkowych
Najprostszym choć nie jednoznacznym rozstrzygnięciem czy poniesiony na spotkanie z klientem w restauracji wydatek będzie kosztem podatkowym jest określenie celu spotkania.
Jeżeli pierwszorzędnym celem spotkania była budowa wizerunku firmy, wywarcie dobrego wrażenia na kontrahencie czy podwykonawcy, to obiad z klientem nie może zostać za ewidencjonowany do kosztów firmowych.
Inaczej będzie w przypadku spotkania z klientem w restauracji podczas którego naszym celem było przykładowo omówienie szczegółów współpracy. Taki wydatek może zostać zaksięgowany jako koszt uzyskania przychodu.
Obiad z klientem a odliczenie VAT
Kolejną wątpliwością przy rozliczaniu faktur za obiad z klientem jest odliczenie podatku VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług wprowadza kolejne ograniczenie w tym zakresie, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od usług gastronomicznych. Mimo iż wydatek na obiad z klientem w restauracji zakwalifikujemy do kosztów uzyskania przychodu to i tak nie mamy możliwości odliczenia z faktury VATu. Koszt księgujemy w kwocie brutto.
Oczywiście jak często w naszym prawie bywa nie każda sytuacja jest prosta i jednoznaczna. Okazuje się, że ustawodawca nie każdy obiad z klientem „rozlicza” tak samo. Znaczenie będzie miało tu gdzie dany posiłek jest spożywany. Zachęcam do zapoznania się z przepisami dotyczącymi rozliczania usług cateringowych.
